Cara Membuat Undangan Menggunakan Fitur Mail Merge

Cara Membuat Undangan menggunakan fitur Mail Merge

Apasih Mail Merge itu ?? Apa kegunaanya  ?? 

Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang terdapat pada Ms.Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang templatenya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh Mail Merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplopnya. Kegunaan Mail Merge adalah ketika kita akan membuat surat atau undangan yang tujuan penerimanya banyak, maka kita tidak perlu membuat undangan tersebut satu persatu.  

Ok,, kali ini kita akan memberikan contoh penggunaan Mail Merge untuk membuat undangan. Langkah-langkahnya silahkan perhatikan dibawah ini .

1.Pilih Menu Insert → Header → lalu pilih yang Blank.  Seperti pada gambar dibawah ini 

2. Lalu Insert →Table→ Buatlah 2 Kolom → Kolom Kiri untuk tempat Logo dan Kolom Kanan untuk Penulisan Instansi terkait → untuk penulisan nama instansi ukuran teksnya 14 pt,dan bagian alamat 12 pt. Seperti gambar dibawah ini 

      

      3. Pilih Design Table → Border→pilih  No Border untuk menghilangkan garis tepi hitam dari kolom yang kita buat tadi. Sehingga akan tampil seperti gambar dibawah ini 

     4. Masih pada Design Table → Line Style →pilih Line dengan bagian atas tebal dan bagian bawah tipis → Blog kedua kolom → Border → Bottom Border . Lalu akan berubah seperti tampilan pada gambar dibawah ini. 

    5. Untuk menghilangkan tulisan header cukup double click pada halaman. Kemudia lengkapilah undangan tersebut. Lalu simpan dengan nama file UNDANGAN ACARA .Karena alamat yang dituju banyak, maka untuk mempercepat pekerjaan kita gunakan fitur Mail Merge. Seperti alamat yang dituju pada tampilan gambar dibawah ini.

      6. Bukalah Ms. Excel untuk membuat daftar alamat yang akan dituju.Lalu simpan dengan nama file ALAMAT TUJUAN dalam satu folder dengan file Ms.Word UNDANGAN ACARA supaya dapat tedeteksi. Seperti tampilan gambar dibawah ini. 

     7. Bukalah Ms.Word file UNDANGAN ACARA → Maillings → Start Mail Merge →Step by Step Mail Merge Wizard → Muncul kotak dialog Mail Merge →pada Select Document Type pilih Letter → Next: Satrting Document

      8. Kemudian pada Select Starting Document pilih Use Current Document → Next: Select Recipients

   9. Kemudian pada Select Recipients pilih Use an Existing List → Browse → Cari file Ms.Excel  ALAMAT TUJUAN → Open 

     10. Pilih Sheet 1 sesuai pada Ms.Excel yang telah dibuat → OK 

    11.  Lalu muncul kotak dialog Mail Merge Recipients → OK → Next: Write Your Letter

     12. Letakkan kursor pada bagian  yang akan kita tempatkan yaitu Nama tujuan→Pilih More Item → Nama →Insert→Close. Sehingga akan seperti gambar dibawah ini. Lakukan langkah yang sama untuk memunculkan instansi dan alamatnya yang dituju .Lalu hapus titik-titik yang tersisa.  

    13. Next: Preview your Letters → Tampilan nama,instansi dan alamat sudah berubah seperti tampilan gambar dibawah ini→ untuk mengecek apakah semua nama sudah tercantum pilih Preview Results → Next: Complete the Merge 

    

     14. Kemudian pilih Print → All →OK

   15. Pada Printer Name ubahlah menjadi Microsoft Print to PDF  → OK. Kemudian tunggulah sampai proses Print to PDF selesai. 

    16.Setelah proses selesai ,kemudian bukalah file PDF  tadi . Sehingga tampilannya seperti di bawah ini 

     Mengapa kita export dalam bentuk file PDF ??? Karena untuk mempermudah saat kita akan mencetak, pada file word Alamat yang dituju hanya muncul satu , tetapi saat kita sudah export dalam bentuk file PDF akan muncul semuanya.. Jika tidak percaya silahkan dicek sendiri yaaa... Terima Kasih 

.